Você é novo na equipe de gestão de qualidade de uma empresa. Como você pode aprender rapidamente os caminhos?

Fui convidado como especialista pelo LinkedIn há alguns dias a responder à questão “Você é novo na equipe de gestão de qualidade de uma empresa. Como você pode aprender rapidamente os caminhos?” e tive apenas 120 caracteres para isso, mas entendo que o assunto merece uma atenção um pouco maior, por isso descrevo abaixo, em minha opinião de consultor que frequentemente ingressa em novas equipes de qualidade, como entendo que alguém deveria agir para ingressar da maneira mais rápida e aderente possível.

Entendo que tal situação pode ser uma jornada desafiadora, especialmente em um ambiente onde o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ não é maduro ou bem estruturado. Por isso, para entender o SGQ do local onde você está inserido e como contribuir efetivamente para sua melhoria contínua, será necessário estratégia e um pouco de água. Sim, água. Já explico: Bruce Lee dizia: “be water, my friend”, ou seja, assim como a água que se molda ao seu recipiente, a capacidade de adaptação ao meio será cruxial.

Avaliação dos Mapas de Processos: O Ponto de Partida

Um dos primeiros passos para quem é novo na equipe de gestão de qualidade é se familiarizar com os mapas de processos da empresa. Esses mapas fornecem um panorama do Sistema de Gestão e são fundamentais para entender como o Sistema está estruturado. Eles detalham os objetivos de cada processo, os entregáveis esperados (saídas), os recursos necessários, as interações entre diferentes áreas, os indicadores de desempenho dos processos, as informações críticas(entradas) e as metodologias a serem seguidas. Dedicar tempo a esta análise permite não apenas compreender como as coisas funcionam, mas também identificar onde sua contribuição pode ser mais impactante.

Caso a empresa não possua um mapeamento de processos, é um sinal de alerta, pois podem existir áreas cinzas, mas neste caso, seria interessante então buscar, caso exista, o Manual da Qualidade, procedimentos, macrofluxo dos processos, organograma e você já tem uma primeira missão: assim que possível, mapear os processos.

Compreendendo a Estrutura e a Cultura Organizacional

Para além dos aspectos técnicos, é crucial estreitar a comunicação com a Alta Direção, uma vez que entender as diretrizes estratégicas da empresa tem forte correlação com a forma que o SGQ deveria ser estruturado. De mesmo modo, aproximar-se do departamento de Recursos Humanos é primordial. A cultura organizacional também é um aspecto que orientará não só a sua integração na equipe, mas sua capacidade de navegar entre diferentes áreas de forma eficaz. A cultura da empresa pode significativamente influenciar como o trabalho é feito e como as interações são conduzidas. Por isso, compreendê-la é essencial para alinhar suas ações e comunicações de maneira que ressoem com os valores e práticas da organização.

Será necessário também observação do cotidiano, das lideranças e Alta Direção. Aliás, muitas vezes, a empresa reflete o comportamento da Alta Direção. Adiciono ainda uma dica bem prática: existe um setor bastante importante nas empresas onde a cultura da organização se manifesta de maneira bastante notável: a copa. No cafezinho, conhecemos melhor o ambiente em que estamos inseridos. As pessoas são formais? Quão verticalizada é a hierarquia da empresa na prática? Pelo que as pessoas são cobradas? As comunicações se dão por meio de conversas de corredor ou existe um processo estruturado e transparente? Quais são as prioridades e preocupações de cada um? Têm problemas com clientes ou fornecedores? Quais são as dificuldades das pessoas? Volto a dizer: observe. Todas essas informações influenciam nos pontos a serem atacados, as pessoas a serem envolvidas, os desafios a serem enfrentados etc.

Outras Estratégias Práticas para Integrantes da Equipe de Gestão de Qualidade

Feedback Contínuo: Esteja aberto a feedbacks e seja proativo em buscar orientações e conselhos. O aprendizado é um processo contínuo, e o feedback é uma ferramenta valiosa para o desenvolvimento pessoal e profissional.

Compromisso com a Melhoria Contínua: Assim que você estiver ambientado, quando possível, mostre iniciativa em identificar oportunidades de melhoria e esteja disposto a liderar projetos que visem otimizar os processos existentes. Nem sempre as empresas gostam de mudanças ou mesmo de melhorias, mas até essa informação é importante para trilhar os próximos passos.

A integração em uma nova equipe de gestão de qualidade pode parecer assustadora, mas com a estratégia certa, você pode rapidamente se tornar um membro valioso e influente. Compreender profundamente os processos, alinhar-se às diretrizes estratégicas e culturais, e construir relacionamentos sólidos são as chaves para navegar com sucesso neste ambiente. Encorajamos todos os novos integrantes da equipe de gestão de qualidade a abraçar estas estratégias, visando não apenas sua própria integração e desenvolvimento, mas também a promoção da excelência e da qualidade em toda a organização.

Se você acabou de se juntar à equipe, a LQ está aqui para te apoiar! Ter um consultor independente e especializado ao seu lado pode ser um valioso suporte de confiança. Podemos ajudar a identificar lacunas na sua organização e estruturar planos de ação para melhoria. Adicionalmente, com frequência, as habilidades internas, especialmente as dos novos colaboradores, não são plenamente reconhecidas ou não são vistas com confiança. Nesse contexto, a voz de um profissional externo e confiável pode ser mais bem recebida e fazer toda a diferença no seu ingresso e acolhimento!

Rogério A. F. Duarte – mar/24