Esta semana, li uma publicação em uma página do Instagram que acompanho onde o autor, ao citar tópicos que, segundo ele, não diziam respeito à Segurança do Trabalho, incluiu “Sistemas de Gestão” e ainda adicionou a seguinte comparação: “vulgo papelada”.

Confesso que fiquei um pouco chocado por ver tremenda desinformação em uma página técnica e questionei o motivo da inclusão daquele slide. O autor afirmou que a maioria dos Sistemas de Gestão se tornou fábrica de certificados, procedimentos e correrias pré-auditorias e citou práticas como “5S especial” antes da auditoria, treinamentos do tipo “pessoal, se perguntarem A, respondam B” ou “não falem nada se o auditor questionar” e ainda questionou “qual capacidade prática a ISO XPTO tem gerado para o impactado pelo risco (quem trabalha de frente para o risco) ou ainda, para o cliente (interno ou externo)?”.

Percebi que ainda há muita desinformação sobre o tema e isso mereceria um artigo aqui no site da LQ para esclarecer alguns dos pontos:

Sistema de Gestão é papelada

Direto ao ponto, como exemplo, a ISO9001:2015 do capítulo 4 ao 10, menciona o termo “reter informação” documentada 16 vezes e “manter informação documentada” 2 vezes. Sendo que o “7.5 – Informação Documentada” deixa a critério da empresa se a informação será retida em meio físico ou eletrônico e não exige que sejam documentos diferentes. Ainda, a norma ISO14001:2015 menciona, respectivamente, 7 e 5 vezes “reter” e “manter informação documentada” e a ISO45001:2018, 11 e 1 vez.

Assim sendo, percebemos que as organizações criam “papeladas” por conta própria. Algumas empresas apenas externam suas características burocráticas nos Sistemas de Gestão.

5S especial antes da auditoria

Desconheço algum Sistema de Gestão que tenha como requisito a implantação do 5S, ainda que seja uma filosofia extremamente importante e válida. A ISO9001, PBQP-H (SiAC) e o IATF16949 solicitam no item 7.1.4 um ambiente adequado para operação dos processos, mas não explicitamente a filosofia 5S que é algo muito mais complexo que uma simples faxina pré-auditoria.

Não falem nada se o auditor questionar

Com certeza existem empresas assim, mas sinceramente, desconheço quaisquer fontes confiáveis de dados para dizer que são a maioria. A grande questão dessas empresas é a falta de conhecimento sobre o assunto. Faz parte do ser humano temer o que é desconhecido. Elas desconhecem a importância do ciclo PDCA, no qual a auditoria se enquadra no “C – Check”, desconhecem a norma que solicita a “abordagem por processos” e não busca por culpados, não percebem que as falhas têm custos para a empresa e auditoria tem em mente melhorar o desempenho dos processos e reduzir esses possíveis prejuízos, desconhecem o procedimento da certificadora quando ocorre uma não conformidade, desconhecem que caso seja improcedente, eles têm direito de apelar à certificadora quando a auditoria for de terceira parte e por isso propagam em todos os níveis da organização mitos e desinformação.

Resultado prático das normas

Eu sempre menciono em clientes que os Sistemas de Gestão são interessantes, pois uma das possíveis evidências de que ele está funcionando é quando nada acontece. Quando eu não tenho uma autuação, quando meu cliente não reclama, quando meus colegas de trabalho voltam no dia seguinte sem nenhuma lesão etc.

Os Sistemas de Gestão também não prometem o paraíso na Terra, com o perdão da metáfora. Eles trazem efeitos a médio e longo prazo, por uma questão óbvia: necessitam de falhas para a tomada de ação corretiva em cima de causas raízes para a melhoria. Talvez para empresas onde há muitas falhas, os efeitos sejam visíveis de maneira mais rápida, contudo para empresas mais maduras, falhas não ocorrem com tanta frequência.

Para sermos mais exatos ainda, podemos também observar a evolução de indicadores de empresas sérias, melhorias como kaizens, seis sigma, podemos ainda buscar em artigos em revistas técnicas e faculdades ou ainda na literatura clássica em autores como Deming, Juran, Feigenbaum, Philip Crosby etc.

Ainda sobre o caso da Segurança do Trabalho, o “item 5.4 – Consulta e Participação dos Trabalhadores” está lá justamente para que “quem trabalha de frente para o risco” seja envolvido na identificação dos perigos e avaliação dos riscos e oportunidades e na determinação de ações para eliminar os perigos e reduzir os riscos de SSO.

Conclusão

Se eu utilizasse um martelo para afundar um parafuso, o problema seria do martelo que é ineficaz, do parafuso que não afunda direito ou do desconhecimento das ferramentas por parte do usuário? É razoável afirmar que existem empresas que não são comprometidas com os Sistemas de Gestão, entretanto arrisco atribuir isso a fatores como: desconhecimento, falta de orientação, desalinhamento entre Direcionamento Estratégico e Política/Objetivos do Sistema ou mesmo a alguma falha em Princípios da Gestão da Qualidade (aplicável a outras normas também), esses fatores mais do que problemas do Sistema de Gestão em si.

Por isso, é importante a contratação de profissionais sérios como os da LQ Técnica&Gestão, para auxiliar a sua empresa a implantar, manter e melhorar seu Sistema de Gestão sem criar burocracias e mitos, reduzindo riscos e melhorando o desempenho dos seus processos.

Rogério A. F. Duarte

Set-22