A expansão da internet, a necessidade de reduzir custos, algumas condições especiais e principalmente o advento da pandemia da COVID-19, fizeram surgir e aumentar a demanda por auditorias, consultorias e treinamentos à distância. Embora essa modalidade possa ser vantajosa ou a única solução possível em certas situações, convém discutir alguns cuidados e limitações envolvidas.
Auditoria: A ISO19011:2018 alerta para a necessidade de se avaliar o risco de os objetivos da auditoria não serem alcançados por meio de auditoria remota, e que certos regulamentos proíbem auditoria remota em alguns casos. O IAF (International Accreditation Forum) publicou o documento MD4:2018 que trata do uso de tecnologia da informação e de comunicação nas auditorias remotas, enfatizando a preocupação com a segurança da informação e confidencialidade, além do atendimento ao objetivo da auditoria. Devem ser usados protocolos de acesso acordados para segurança da informação e cuidados com a confidencialidade. Devem ser conduzidos testes preliminares (com softwares, câmeras, links etc.) para revolver questões técnicas antes da auditoria. O documento IAF ID3:2011 orienta para que sejam estabelecidos planos de contingência para situações como interrupção de acesso, que podem ser tempo adicional ou acesso alternativo, caso necessário.
Consultoria: consultoria remota também deve levar em conta a confidencialidade e a segurança da informação compartilhada. O uso da ferramenta adequada (ex.: Teams, Skipe, Whatsapp, e-mail etc.), ou uma combinação destes, é fundamental. Reuniões, revisão de documentos, aconselhamento, análise de requisitos legais e tratamento de dados são algumas das possibilidades de uso de consultoria remota. A consultoria, diferente da auditoria, tem maior flexibilidade no uso do tempo, mas mesmo assim é necessário estabelecer corretamente os tempos para cada atividade.
Treinamento: treinamentos podem ser gravados, ao vivo, ou ambos, usando plataformas como Facebook, Skype etc.. Valem as mesmas recomendações para testes prévios dos equipamentos e softwares antes de eventos ao vivo, bem como planos de contingência. Importante o estabelecimento de horários de início, término e de intervalos.
Em todos os casos é necessário evitar perturbações indevidas, estabelecer períodos de descanso para uso de sanitários, tomar água, alimentação etc., e também atentar para itens de conforto como cadeira e altura do monitor para evitar problemas de saúde pelo uso demasiado ou inadequado do computador. Também em todos os casos é importante que o auditor, consultor ou instrutor e o pessoal da empresa tenham a competência necessária para o uso das ferramentas escolhidas. Por último, deve haver confiança mútua entre as partes para que esse trabalho possa acontecer.
Auditorias/treinamentos/consultoria remota não são nem melhores nem piores que a modalidade presencial, apenas é mais uma ferramenta que, se bem usada e nas situações corretas, pode ser a alternativa mais adequada a certas situações.
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Nasario de S. F. Duarte Jr.
4 de maio de 2020
